G.D.P.R.
Votre confiance envers notre établissement est essentielle pour nous: c’est pourquoi, nous nous engageons à respecter et à protéger vos données personnelles en appliquant le GDPR (Genral Data Protection Regulation). Cette Charte matérialise nos engagements envers vous et décrit les modalités suivant lesquelles notre entreprise utilise les données personnelles vous concernant.
LE CONSENTEMENT
Par « donnée personnelle » est entendue toute information collectée et enregistrée dans un format qui permet de vous identifier personnellement, soit directement (ex: nom) ou indirectement (ex: numéro de tél.) en qualité de personne physique.
Votre consentement explicite nous autorisant à utiliser ces informations est donc requis. La suite de ce document décrit notre politique en matière de protection de la vie privée de nos clients, vous informe de vos droits et s’annexe à nos conditions générales qui régissent nos services hôteliers. Notez que votre consentement peut être retiré à tout moment.
LA PROTECTION DE VOS DONNEES PERSONNELLES
Transparence et Information: lors de la collecte et du traitement de vos données personnelles, nous vous communiquons toute information et vous informons de la finalité et des destinataires des données, ainsi que vos droits.
Légitimité: nous collecterons et traiterons vos données personnelles uniquement à des fins légitimes, afin de pouvoir répondre aux obligations légales et aux besoins nécessaires pour le bon fonctionnement de nos activités.
Pertinence et exactitude: nous ne collectons que les données personnelles nécessaires au traitement des données. Toutes les mesures raisonnables sont prises pour garantir que les données personnelles que nous conservons sont exactes et à jour.
Conservation: nous conserverons vos données personnelles pendant la période nécessaire aux fins du traitement des données conformément aux exigences prévues par la loi.
Accès, rectification, opposition : vous avez la possibilité d’accéder, de modifier, de rectifier ou de supprimer vos données personnelles. Vous pouvez également vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles notamment afin de ne pas recevoir de prospection commerciale. Pour cela, veuillez nous contacter sur management@bivius.lu
Confidentialité et sécurité : sont mises en place des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données personnelles contre l’altération ou la perte accidentelle ou illicite ou l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé.
VOS DROITS
Information (Art 13 et 14) : lorsque vos données sont collectées auprès de vous ou d’une autre personne, plusieurs informations doivent vous être communiquées. Il s’agit notamment des finalités du traitement ou des encore droits dont vous disposez.
Droit d’accès (Art 15) : le droit d’obtenir la confirmation que les données sont traitées ou non, et si oui, l’accès à ces données ainsi que certaines informations telles que celles susmentionnées.
Droit de rectification (Art 16) : le droit d’obtenir, dans les meilleurs délais, que les données inexactes soient rectifiées, et que les données incomplètes soient complétées.
Droit à l’effacement (Art 17) : le droit d’obtenir, dans les meilleurs délais, l’effacement de vos données, lorsque vous retirez votre consentement au traitement, lorsque vous vous y opposez, lorsque les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement, lorsqu’elles ont fait l’objet d’un traitement illicite, ou lorsqu’elles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale, sauf dans certains cas. Si le responsable du traitement a rendu publiques les données, il devra informer les autres responsables du traitement qui les traitent qu’il faille effacer ces données ainsi que toutes reproductions de celles-ci.
Droit à la limitation du traitement (Art 18) : le droit d’obtenir la limitation du traitement lorsque vous vous y opposez, lorsque vous contestez l’exactitude des données, lorsque leur traitement est illicite, ou lorsque vous en a besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice.
Droit à la portabilité (Art 20) : lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat, et effectué à l’aide de procédés automatisés, vous avez le droit de recevoir les données dans un format structuré, couramment utilisé, lisible par machine et interopérable, et de les transmettre à un autre responsable du traitement sans que le responsable du traitement initial y fasse obstacle.
Droit d’opposition (Art 21) : le droit de s’opposer à tout moment au traitement des données, lorsque celui-ci est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou aux fins des intérêts légitimes du responsable du traitement. Vous pouvez également vous opposer au traitement fait à des fins de prospection.
Prise de décision automatisée (Art 22) : le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques la concernant ou l’affectant, sauf lorsque cette décision est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat, est autorisée légalement, ou est fondée sur son consentement.
CHAMP D’APPLICATION
La présente Charte s’applique à tous les traitements de données mis en œuvre dans notre établissement et par notre société.
QUELLES SONT LES DONNEES PERSONNELLES COLLECTEES ?
Nous sommes amenés à divers moments à vous demander en votre qualité de client, des informations sur vous-même et/ou des membres de votre famille, comme
– des coordonnées (par exemple nom, prénom, numéro de téléphone, email, …)
– des informations personnelles (par exemple date de naissance, nationalité, …)
– des informations sur vos enfants (par exemple prénom, date de naissance, âge…)
– votre numéro de carte de crédit (à des fins de transaction et de réservation)
– vos dates d’arrivée et de départ
– vos préférences et centres d’intérêts (par exemple étage préféré, type de literie, sports, intérêts culturels,…)
– vos questions/commentaires, durant ou suite à une expérience dans notre établissement
La collecte d’informations sur des personnes de moins de 18 ans est limitée à leurs seuls noms et date de naissance, et ne peuvent nous être fournis que par un adulte. Nous vous remercions de vous assurer que vos enfants ne nous transmettent aucune donnée personnelle sans votre autorisation. Dans l’hypothèse où une telle transmission aurait lieu, vous pouvez nous contacter par mail managment@bivius.lu afin de supprimer ces informations.
Nous ne collectons volontairement pas d’informations sensibles, telles que concernant les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, croyances religieuses et philosophiques, l’appartenance à un syndicat, les détails de santé ou d’orientation sexuelle. Nous pouvons être amenés à collecter ces informations afin de satisfaire vos demandes ou vous fournir le service adéquat, comme par exemple un régime alimentaire spécifique. Dans ce cas, votre accord préalable pourra vous être demandé s’agissant de la collecte d’informations sensibles.
QUAND VOS DONNEES PERSONNELLES SONT-ELLES COLLECTEES ?
Les données personnelles peuvent être collectées à différentes occasions, notamment :
Activités hôtelières :
– Réservation d’une chambre
– Enregistrement et règlement
– Consommation au bar ou au restaurant de l’hôtel durant un séjour
– Demandes, requête de services, réclamations et/ou litiges
Participation à des programmes ou animations marketing:
– Enregistrement dans un programme de fidélisation
– Contribution à des enquêtes de satisfaction
– Concours ou jeux en ligne
– Abonnement à des newsletters, afin recevoir des offres et des promotions par email
Transmission d’informations en provenance de tiers:
– Tours opérateurs, Agences de voyage, Systèmes de réservation
Activités Internet :
-Réservations en ligne, questionnaires, pages relatives à Bivius sur les réseaux sociaux, dispositifs de connexion….
QUELLES SONT LES FINALITES ?
Nous collectons vos données personnelles dans le but de :
1. Remplir nos obligations vis-à-vis de nos clients:
– Gérer la réservation des chambres et des demandes d’hébergement
– Établissement et conservation des documents légaux en conformité avec les normes comptables
2. Gérer votre séjour à l’hôtel :
– Suivi de vos consommations (téléphone, bar, restaurant, …)
– Gestion des accès aux chambres
– Gestion interne de liste de clients ayant eu un comportement inapproprié lors de leur séjour à l’hôtel (agressions et incivilités, non-respect du contrat hôtelier, non-respect des règles de sécurité, vols, dégradations et vandalisme ou incidents de règlement).
3. Améliorer notre service hôtelier, notamment:
– Traiter vos données personnelles dans notre programme marketing afin de vous faire profiter de promotions
– Avoir une meilleure compréhension de vos besoins et de vos souhaits et adapter nos produits et services à vos demandes
– Personnaliser les offres marchandes et les messages relationnels à votre attention
– Vous informer des offres spéciales et de nos nouveaux services
4. Gérer notre relation avec nos clients avant, pendant et après votre séjour :
– Gestion du programme de fidélisation
– Qualification de la base de données clients
– Segmentation basées sur l’historique de réservation et vos habitudes de voyage en vue de l’envoi de communication ciblées
– Prévoir et anticiper les comportements futurs
– Établissement de statistiques et de scores commerciaux, et effectuer du reporting
– Connaître et gérer les préférences des clients fidélisés ou non
– Adresser les newsletters, promotions hôtelières ou de services, ou vous contacter par téléphone
– Effectuer la gestion des demandes de désabonnements aux newsletters, promotions et enquêtes de satisfaction
– Effectuer la prise en compte du droit d’opposition
5. Améliorer nos services, notamment par:
– Réalisation d’études et d‘analyses des questionnaires et commentaires clients
– Gestion des réclamations
– Vous faire bénéficier des avantages de notre programme de fidélisation et offres
6. Sécuriser et améliorer votre utilisation de notre site web notamment :
– Amélioration de la navigation
– Mise en œuvre de la sécurité et prévention des fraudes
7. Se conformer aux législations locales (par exemple conservation de documents comptables ou fiches d’hébergement)
CONDITIONS D’ACCÈS PAR DES TIERS DE VOS DONNÉES PERSONNELLES
1. Pour fournir le meilleur service, un accès limité à vos données personnelles est donné aux personnels autorisés, notamment :
a. Personnel hôtelier
b. Personnels de réservation utilisant nos outils de réservation
c. Services Informatiques
d. Partenaires commerciaux et services marketing
e. Services médicaux éventuellement
f. Services juridiques éventuellement
2. Vos données personnelles peuvent être transmises à un tiers (fournisseurs prestataires de services et partenaires) dans le but de vous fournir des services et d’améliorer votre séjour, notamment:
a. Prestataires de services externes: sous-traitant informatique, centres d’appels internationaux, taxi, service limousine, service de buanderie externe.
b. Sites de réseaux sociaux: en adhérant à nos pages, vous nous autorisez à accéder aux données publiques de votre compte Facebook afin de vous faire profiter de notre actualité en termes de promotions et nouveautés.
c. Autorités locales : nous pouvons aussi être amenés à transmettre vos informations aux autorités locales, si cela est exigé par la loi ou dans le cadre d’une enquête et conformément à la réglementation locale.
SECURITE DES DONNEES
Hospitality Brothers prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément aux dispositions légales applicables, pour protéger vos données personnelles contre la destruction illicite ou accidentelle, la perte ou l’altération accidentelle, ou encore la divulgation ou l’accès non autorisé. À cette fin, nous avons mis en place des mesures techniques (telles que des pare-feux) et des mesures organisationnelles (telles qu’un système d’identifiant / de mot de passe, des moyens de protection physique, etc…). Les informations concernant votre carte de crédit lors de votre réservation, sont cryptées dans notre système hôtelier.
CONSERVATION DES DONNEES
Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la période nécessaire aux fins exposées dans la présente Charte ou conformément à ce qui est prévu par la loi applicable.
ACCES ET MODIFICATION
Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles collectées par Hospitality Brothers et de les modifier sous réserve des dispositions légales applicables.
Vous pouvez également exercer vos droits à l’égard de vos données personnelles conservées et traitées par l’établissement suite à un séjour. Si vos données personnelles ne sont pas exactes, complètes ou à jour, merci de communiquer les modifications comme indiqué ci-dessous. Toutes les demandes seront traitées dans les meilleurs délais et en conformité avec la loi applicable.
En cas de difficulté relative à l’exercice de vos droits, contactez-nous directement par courrier électronique à l’adresse management@bivius.lu ou en nous adressant un courrier à l’adresse suivante :
BIVIUS / Hospitality Brothers
72 route d’Arlon
L-8008 Strassen
Luxembourg
Dans un souci de confidentialité et de protection de vos données personnelles, nous devrons vous identifier afin de répondre à votre requête. Pour cela, il vous sera demandé de joindre à l’appui de votre demande, la copie d’un document officiel d’identité, tel qu’un passeport.
MISE A JOUR
Nous pouvons modifier la présente Charte périodiquement afin de faire les mises à jour nécessaires. Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement cette Charte notamment lors d’une réservation auprès de notre établissement.
QUESTIONS ET CONTACTS
Pour toutes questions concernant la politique de données personnelles au sein de notre établissement, merci de prendre contact par mail à management@bivius.lu